-------t

بایگانی به معنای ذخیره و نگهداری اسناد، اطلاعات، فایلها و دادههای مهم به صورت دائمی یا موقت است. در کاربردهای مختلف، به دلایلی مانند حفظ حریم خصوصی، نگهداری تاریخچه، قابلیت دسترسی به اطلاعات در صورت نیاز و غیره، اطلاعات باید به صورت مرتب و سازماندهی شده و در بایگانیها نگهداری شوند. بایگانیها میتوانند به صورت فیزیکی (بر روی کاغذ و سایر رسانههای ذخیره سازی) یا الکترونیکی (بر روی دیسکها، سرورها و یا در فضای ابری) باشند. در هر صورت، بایگانیها برای حفظ اطلاعات مهم و ارزشمند بسیار مهم هستند.

اصول بایگانی:

به طور کلی، اصول بایگانی به چهار دسته اصلی تقسیم میشوند:

اصل حفظ: بر اساس این اصل، هدف بایگانی این است که اسناد و اطلاعات مهم را به صورت دائمی یا برای مدت زمان مشخصی نگهداری کند. این اصل برای مواردی

که نیاز به حفظ دائمی یا موقت اطلاعات وجود دارد، بسیار مهم است.

اصل دسترسی: بر اساس این اصل، بایگانی باید به گونهای طراحی شود که امکان دسترسی به اطلاعات ذخیره شده در آن، برای افرادی که به آن نیاز

دارند، فراهم باشد. این اصل برای اطمینان از اینکه اطلاعات مهم در بایگانی قابل دسترسی باشند، بسیار مهم است.

اصل یکپارچگی: بر اساس این اصل، بایگانی باید به گونهای طراحی شود که اطلاعات موجود در آن، سازماندهی شده و برای استفادههای مختلف به راحتی

قابل استفاده باشند. این اصل برای اینکه اطلاعات در بایگانی به صورت منظم و سازماندهی شده باشند، بسیار مهم است.

اصل حریم خصوصی: بر اساس این اصل، بایگانی باید به گونهای طراحی شود که حریم خصوصی افراد و سازمانها حفظ شود و اطلاعات موجود در آن به دست افراد

غیرمجاز نرسد. این اصل برای اطمینان از اینکه اطلاعات مهم در بایگانی به صورت امن نگهداری شوند، بسیار مهم است.

همچنین، برای اطمینان از اینکه بایگانی به درستی ایجاد شده است، اصول دیگری مانند اصل پایداری، اصل قابلیت انتقال و اصل توثیق نیز بسیار مهم هستند. به طور کلی، باید توجه داشت که بایگانی باید به گونهای طراحی شود که اطلاعات موجود در آن، در دسترس باشند و به صورت امن و سازماندهی شده نگهداری شوند.

انواع بایگانی

انواع بایگانی به دو دسته اساسی تقسیم میشوند: فیزیکی و الکترونیکی.

بایگانی فیزیکی: در این نوع بایگانی، اسناد و اطلاعات بر روی کاغذ، فیلم، نگاره و سایر رسانههای ذخیرهسازی دیگر به صورت فیزیکی نگهداری میشوند. برای مثال، بایگانی بانکی، بایگانی دادگستری و بایگانی شرکتی ممکن است به صورت فیزیکی باشند.

بایگانی الکترونیکی: در این نوع بایگانی، اسناد و اطلاعات به صورت دیجیتالی (الکترونیکی) در سیستمهای کامپیوتری، سرورها، درایوهای شبکهای و

فضای ابری ذخیره میشوند. برای مثال، بایگانی ایمیل، بایگانی سند، بایگانی تصویر و بایگانی صوتی ممکن است به صورت الکترونیکی باشند.

همچنین، بر اساس مدت زمان نگهداری اطلاعات، بایگانیها به دو دسته دائمی و موقت تقسیم میشوند. بایگانی دائمی اطلاعات را برای مدت نامحدود نگهداری میکند، در حالی که بایگانی موقت اطلاعات را برای مدت زمان مشخصی نگهداری میکند و پس از اتمام این مدت، اطلاعات حذف میشوند.